10 merkkiä, että on aika kilpailuttaa siivouspalvelu

11.12.2025 | Hyvin hoidettu siivouspalvelu on monen yrityksen arjen perusta, mutta milloin on aika tarkistaa, vastaako nykyinen sopimus enää tarpeita ja kustannustasoa? Tässä 10 merkkiä, jotka kertovat, että siivouspalvelun kilpailutus voi olla ajankohtaista.

1. Siivouksen laatu ei enää vastaa odotuksia

Jos pinnat jäävät jatkuvasti likaisiksi, lattiat pölyisiksi tai roskikset tyhjentämättä, kyse on toistuvista puutteista, jotka kertovat laadun heikkenemisestä. Siivouspalvelutoimittajaa valittaessa on tärkeää tarkistaa, millainen laadunvalvontajärjestelmä toimittajalla on käytössä. Yhteiset laatukierrokset ja niiden taajuus kannattaa sopia etukäteen, jotta odotukset ovat selkeät. Lisäksi työntekijöiden huolellinen perehdytys ja jatkoseuranta heti palvelun alkaessa sekä omavalvonta ovat ratkaisevassa roolissa. Tiivis ja avoin yhteydenpito ehkäisee ongelmien kasaantumista, madaltaa palautteenannon kynnystä ja vahvistaa luottamuksellista kumppanuutta.

Vinkki: Pyydä siivouspalveluntuottajalta selkeä laadunvalvontasuunnitelma ja sopikaa yhdessä säännölliset laatukierrokset sekä perehdytyskäytännöt.

2. Hinta nousee toistuvasti ilman perusteltua syytä

Jos siivouskustannukset kasvavat ilman näkyvää syytä tai lisäarvoa, on syytä pysähtyä tarkistamaan tilanne. Hinnankorotusten perusteet kannattaa aina tarkistaa huolellisesti ja varmistaa, että ne ovat perusteltuja. Hinnankorotukset voivat olla perusteltuja esimerkiksi palkkakustannusten nousun, materiaalien kallistumisen tai palvelun laajentumisen vuoksi. Jos korotuksille ei kuitenkaan löydy selkeitä perusteita, kannattaa selvittää, mitä muita vaihtoehtoja markkinoilla on.

Vinkki: Tarkista hinnankorotusten perusteet ja vertaile markkinahintoja.

3. Palautteeseen ei reagoida

Kun reklamaatiot tai kehitysehdotukset eivät johda toimenpiteisiin, yhteistyön toimivuus kärsii. Palaute on paras tapa kehittää toimintaa, ja palveluntuottajalla pitäisi olla toimiva palautejärjestelmä, jossa on selkeät vasteajat ja työkalut palautteiden käsittelyyn ja toiminnan kehittämiseen. Asiakkaan on myös tärkeää saada tieto tehdyistä toimenpiteistä ja kehityksestä.

Vinkki: Varmista, että palveluntuottajalla on toimiva palautejärjestelmä ja sovitut vasteajat palautteiden käsittelyyn.

4. Sopimus ei enää vastaa yrityksen tarpeita

Tilojen käyttö, henkilöstömäärä tai siivoustiheys voivat muuttua ajan myötä. Jos sopimus ei seuraa mukana, palvelu ei palvele tarkoitustaan. Siivouspalvelusopimuksen ja yhteistyön pitäisi kehittyä asiakkaan tarpeiden mukaan. Säännölliset yhteistyöpalaverit luovat luonnollisen pohjan sopimuksen ja tarpeiden tarkastelulle.

Vinkki: Käy sopimus läpi säännöllisesti yhteistyöpalavereissa ja päivitä se vastaamaan muuttuneita tarpeita.

5. Henkilöstö vaihtuu vähän väliä

Usein vaihtuva siivoushenkilöstö voi lopulta näkyä laadun vaihteluna ja vaikeuttaa luottamuksen rakentumista. Tämä voi kertoa ongelmista henkilöstön johtamisessa tai työilmapiirissä. Siivouspalveluissa henkilöstö on suurin voimavara, ja työssä viihtyminen sekä jatkuva ammatillinen kehittyminen varmistavat pienen vaihtuvuusprosentin. Parhaimmassa tapauksessa siivoushenkilökunta sulautuu osaksi asiakkaan organisaatiota. Lisäksi toimiva varahenkilöjärjestelmä sekä varahenkilöiden tehokas ja ennakoiva perehdytys ovat tärkeitä.

Vinkki: Kysy palveluntuottajalta, miten he huolehtivat henkilöstön viihtyvyydestä ja perehdytyksestä.

6. Yhteydenpito ei ole sujuvaa

Jos yhteyshenkilöön on hankala saada yhteyttä tai asioista ei tiedoteta, kommunikaatiossa on parantamisen varaa. Palveluntuottajan ja asiakkaan välillä pitäisi olla selkeä yhteydenottokanava sekä määritellyt vastuurajat ja yhteyshenkilöt, jotta yhteydenpito on nopeaa ja vaivatonta.

Vinkki: Sopikaa selkeät yhteydenottokanavat ja nimetyt yhteyshenkilöt, jotta viestintä on nopeaa ja sujuvaa.

7. Lisäpalveluita ei ole juurikaan tarjolla

Jos palvelu kattaa vain ylläpitosiivouksen, mutta muut tarpeet, kuten ikkunoiden pesu tai mattojen huolto, jäävät ulkopuolelle, voi olla hyödyllistä vertailla vaihtoehtoja. Harvemmin suoritettavista palveluista, kuten perussiivouksista, on hyvä rakentaa yhdessä siivouskumppanin kanssa vuosikello. Vuosikellon avulla säännölliset, mutta harvemmin tehtävät työt kalenteroidaan etukäteen, mikä tuo ennakoitavuutta ja kustannustehokkuutta molemmille osapuolille.

Vinkki: Pyydä palveluntarjoajalta vuosikello harvemmin tehtäville töille, kuten ikkunoiden pesulle ja perussiivouksille.

8. Laatutaso vaihtelee huomattavasti

Jos siivouksen lopputulos riippuu liikaa siitä, kuka sattuu olemaan työvuorossa, kyse voi olla prosessien epäjohdonmukaisuudesta. Tasalaatuisen siivouksen varmistaminen edellyttää toimivaa laatu- ja perehdytysjärjestelmää. Hyvin suunniteltu perehdytys varmistaa, että jokainen työntekijä tuntee sovitut toimintatavat, siivousohjeet ja laatukriteerit. Lisäksi jatkuva laadunvalvonta ja säännölliset tarkastukset auttavat havaitsemaan poikkeamat ajoissa.

Vinkki: Varmista, että palveluntuottajalla on yhtenäinen perehdytys- ja laatujärjestelmä, joka takaa tasalaatuisen työn.

9. Vertailupohjaa muihin palveluntarjoajiin ei ole

Pitkään saman siivouspalvelutoimittajan kanssa jatkava asiakas voi helposti menettää käsityksen siitä, miten nykyinen sopimus vertautuu markkinahintaan ja palvelutasoon. Ilman vertailua ei välttämättä huomaa, että hinnat ovat nousseet tai että palvelun sisältö ei enää vastaa kilpailijoiden tarjoamia ratkaisuja.

Vinkki: Tee säännöllinen markkinavertailu, jotta tiedät, onko nykyinen sopimus kilpailukykyinen.

10. Tunne siitä, ettei hinta ja laatu kohtaa

Jos herää epäilys siitä, etteivät hinta ja laatu ole tasapainossa, kannattaa pysähtyä arvioimaan tilannetta. Tunne, että maksaa liikaa suhteessa saamaansa palveluun, voi johtua joko hinnan noususta ilman lisäarvoa tai palvelun laadun heikkenemisestä. Kilpailuttaminen voi tällöin tuoda selkeyttä ja varmuutta auttaen varmistamaan, että kustannukset ja palvelun taso kohtaavat, ja voi samalla paljastaa sopivampia vaihtoehtoja markkinoilta.

Vinkki: Jos hinta-laatusuhde mietityttää, pyydä palveluntuottajalta selkeä erittely kustannuksista ja palvelun sisällöstä.

Siivouspalvelun kilpailutus ei välttämättä tarkoita palveluntarjoajan vaihtoa. Se on ennen kaikkea tapa varmistaa, että palvelu on laadukasta, kustannustehokasta ja omiin tarpeisiin sopivaa. Kun huomaat useamman edellä mainituista merkeistä, voi olla hyvä hetki selvittää vaihtoehtoja ja arvioida nykyistä sopimusta uudelleen.

Tutustu täältä palvelutarjontaamme.